mitarbeiterumfrage

Die Mitarbeiterumfrage ist ein häufig unterschätztes Instrument der Personalwirtschaft. Mit ihr lassen sich zahlreiche Erkenntnisse gewinnen. Ob zur Verbesserung des Betriebsklimas oder der Führung im Unternehmen; die Ergebnisse können wichtige Veränderungen einleiten. Zumindest dann, wenn sie richtig konzipiert wird.

Was zeichnet eine Mitarbeiterumfrage aus?

Eine Mitarbeiterumfrage ist mehr als eine gewöhnliche Umfrage. Sie ist Teil eines sensiblen Verbesserungsprozesses. Im Kern soll die Stimmung innerhalb der Belegschaft erfasst werden, um daraus Veränderungserfordernisse abzuleiten. Aber auch eine allgemeine Standortbestimmung oder zum Beispiel die strategische Unternehmenssteuerung werden von ihr beeinflusst.

Dadurch eignet sie sich einerseits als Grundlage für Maßnahmen, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Andererseits kann aus ihr auch eine Beurteilung von Führungsleistungen und der Managementqualität abgeleitet werden. Letztlich ist es eine Frage der Ziele, die mit der Mitarbeiterumfrage verfolgt werden.

 

Ziele einer Mitarbeiterumfrage

Das Spektrum der Ziele einer Mitarbeiterumfrage ist breit gefächert. Neben der Verbesserung des Betriebsklimas kann sie zum Beispiel die Erhöhung der Motivation im Unternehmen zum Ziel haben. Aber auch die Verbesserung der Unternehmensführung oder das Reduzieren von Fehlzeiten aufgrund von Krankheiten können mit ihr angestrebt werden. Nicht zuletzt nimmt sie aber auch eine wichtige Stellung im Rahmen von Veränderungsprozessen ein. Mit einer zielgerichteten Mitarbeiterumfrage lassen sich Befürchtungen und Ängste der Belegschaft ermitteln. Also Kräfte, die Veränderungen entgegenstehen können.

Je nach dem mit ihr verfolgten Ziel, kann eine Mitarbeiterumfrage recht unterschiedlich gestaltet werden. Neben der Art der Befragung, kann auch die Anzahl der Teilnehmer und die Anzahl der Themengebiete variiert werden.

 

Wie kann eine Mitarbeiterumfrage gestaltet werden?

Eine organisatorisch wichtige Frage ist zunächst die Art der Mitarbeiterumfrage. Sie kann schriftlich, aber auch mündlich durchgeführt werden. Daneben ist aber auch eine Online-Befragung prinzipiell möglich. Gerade letztere Variante bietet sich in vielen Betrieben, die ein Intranet unterhalten, an. Denn bei Online-Befragungen sind nicht nur die Kosten geringer. Auch die Durchführung und die Auswertung sind vergleichsweise schnell und effektiv möglich. Mit dem korrekten Aufbau können beide Schritte nämlich automatisiert vollzogen werden.

Bei einer mündlichen Mitarbeiterumfrage liegt der Vorteil hingegen in der Qualität der Daten. Im Rahmen von Interviews sind eben Rück- und Verständnisfragen möglich. Dafür gestaltet sich die Befragung sehr zeit-, im Regelfall aber auch kostenintensiv. Schriftliche Befragungen sind daher weiterhin am häufigsten anzutreffen. Zum einen ist sie in nahezu jedem Betrieb durchführbar, da außer einem Stift und etwas Zeit nicht viel mehr zur Teilnahme benötigt wird. Zum anderen lässt sich die Mitarbeiterumfrage dabei so gestalten, dass sie leicht ausgewertet werden kann.

Daneben lassen sich spezifische und unspezifische Umfragen unterscheiden. Bei letzteren werden Fragen zu vielen verschiedenen Themengebieten gestellt. Entsprechend können die Themen allerdings nur vergleichsweise oberflächlich behandelt werden. Bei spezifischen Umfragen werden hingegen einzelne Themengebiete fokussiert.

Schließlich kann eine Vollbefragung oder eine Stichprobenbefragung durchgeführt werden. Ob alle oder nur ein repräsentativer Teil der Belegschaft befragt werden sollte, lässt sich am ehesten anhand der Unternehmensgröße festlegen. Zumindest in kleineren Unternehmen bietet sich zumeist eine Vollbefragung an. Neben diesen Kriterien lassen sich zudem verschiedene Typen unterscheiden.

 

Mögliche Typen einer Mitarbeiterumfrage

Genauso wie es viele verschiedene Zielsetzungen für eine Mitarbeiterumfrage gibt, existieren auch zahlreiche unterschiedliche Typen. Besonders häufig werden insofern Meinungs-, Benchmarking- und systemische Mitarbeiterumfragen durchgeführt.

Bei einer Meinungsumfrage stehen die Meinungen und Einstellungen mit der Mitarbeiter im Vordergrund. Diese Befragungen können sich daher an sämtliche Angestellte, aber auch nur an einen Teil der Belegschaft richten. Besonders häufig werden sie in einzelnen Geschäftsbereichen durchgeführt.

Die Benchmarkingumfrage konzentriert sich wiederum auf bestimmte, vorher definierte Größen. Dabei steht die Beobachtung ihrer Entwicklung im Zeitablauf im Vordergrund. Deswegen wird solch eine Mitarbeiterumfrage regelmäßig durchgeführt und hat einen langfristigen Charakter. Ähnlich sieht es bei einer systemischen Mitarbeiterumfrage aus. Sie ist daneben ein typischer Bestandteil von Systemen, wie zum Beispiel dem Führungssystem. Mit ihr sollen Informationen gewonnen werden, die wichtig für die strategische Steuerung eines Unternehmens sind.

Neben diesen drei Grundtypen können aber auch die Klimabefragung mit Rückspiegelung und das Aufbau- und Einbindungsmanagementprogramm unterschieden werden. Erstere dient der Evaluation von Ergebnissen in einem Unternehmen oder beispielsweise in einem Geschäftsbereich. Dabei müssen die Mitarbeiter selbst die Resultate der Befragung prüfen und daraus erforderliche Handlungen ableiten. Letzteres dient hingegen der Intervention bzw. der zyklischen Verbesserung und Veränderung, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern.

 

Typische Schritte einer Mitarbeiterumfrage

Wie sich zeigt, kann eine Mitarbeiterumfrage sehr unterschiedlich konzipiert werden. Die Umsetzung lässt sich wiederum in typische Schritte untergliedern. Gerade der Planung und Vorbereitung kommt dabei große Bedeutung zu. So müssen sich nicht nur die vorgenannten Kriterien bedacht und entsprechend festgelegt werden. Auch die Gestaltung von Fragebögen oder Interviewleitfäden ist mit großem Zeitaufwand verbunden.

Nach der eigentlichen Durchführung müssen die Ergebnisse wiederum ausgewertet werden. Das schließt ein Feedback an die Beteiligten mit ein. Anhand der Resultate sind dann Maßnahmen zu planen, um das mit der Umfrage beabsichtigte Ziel erreichen zu können. Nachdem diese Maßnahmen schließlich durchgeführt wurden, ist eine erneute Evaluation vorzunehmen, um den Zielerreichungsgrad bestimmen zu können. Überschneidungen der einzelnen Schritte sind dabei natürlich möglich. Ebenso eine etwaige Rückkopplung. Andererseits lässt sich aus den Schritten auch eine stetige Wiederholung der Mitarbeiterumfrage ableiten, so dass sich im Zeitablauf eine Datenbasis ergibt, mit der Veränderungen der jeweiligen Zielwerte rechtzeitig festgestellt werden können.

 

Gründe für eine Mitarbeiterumfrage

Genauso weitreichend wie ihre Ziele sind auch die Gründe für eine Mitarbeiterumfrage. Mit ihr lassen sich verschiedene Faktoren im Beschäftigtenverhältnis bestimmen. Dazu gehört unter anderem die Motivation, die Arbeitszufriedenheit, aber auch Gründe für Motivationsdefizite wie auch Schwachpunkte in der Zusammenarbeit.

So lassen sich konkrete Verbesserungsvorschläge auf der Mitarbeiterebene sammeln und gezielt Personalentwicklungsmaßnahmen ergreifen. Vor allem wird den Mitarbeitern gezeigt, dass sie ernst genommen werden. Andererseits lassen sich mit ihr aber auch viele andere, kostenintensive Maßnahmen, wie zum Beispiel Consultingleistungen, einsparen. Immerhin verfügen die Mitarbeiter in den Organisationeinheiten häufig bereits über die erforderlichen Informationen und das benötigte Wissen, um Missständen zu begegnen.

Deshalb gilt die Mitarbeiterumfrage auch als häufig unterschätztes Instrument. Denn nach wie vor setzen viele Unternehmen auf externe Beratungsleistungen, um ihren Erfolg zu erhöhen. Dabei könnte aus vielen Unternehmen heraus selbst eine Entscheidungsgrundlage erarbeitet werden, um einen erforderlichen Wandel zu initiieren. Der mit einer Mitarbeiterbefragung verbundene Aufwand würde sich daher häufig lohnen. Nicht zuletzt in Hinblick auf die Mitarbeitermotivation.