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Das Thema Kommunikation im Unternehmen oder interne Kommunkation steht bei vielen Chefs nicht besonders weit oben auf der Agenda – viel zu anstrengend. Ein Fehler. Denn wer sich auf die Kunst der Mitarbeiterkommunikation versteht, kann die Unternehmenskultur entscheidend verbessern. Was dabei zu beachten ist und welche Wege der internen Kommunikation es gibt.

 

Kommunikation im Unternehmen: Bedeutung Vorgehensweise

Kommunikation ist so etwas wie der Schmierstoff für soziale Beziehungen. Das gilt natürlich auch für die Arbeitswelt: Je besser ein Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern kommuniziert, umso stärker ist die Bindung an das Unternehmen. Aus einem einfachen Grund: Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, weil der Betrieb interne Informationen mit ihnen teilt und sie auf diese Weise zu Mitwissern, ja fast schon Mitunternehmern macht.

So entsteht Zusammenhalt und der einzelne Mitarbeiter weiß jederzeit, wofür er seine Arbeitskraft einsetzt: Er kennt die Ziele des Unternehmens und kann sich den Anteil daraus ableiten, den er persönlich zu der Zielerreichung beiträgt. Das schafft Sinn, Identifikation und Motivation.

 

Kommunikation in Krisenzeiten

Doch nicht nur in den guten, sondern auch in Krisenzeiten ist eine ordentliche Kommunikation im Unternehmen essentiell. Sie ist ein wesentlicher Faktor im Change Management. Ziel ist es, die Mitarbeiter regelmäßig über die Vorgänge im Unternehmen upzudaten. Das kann maßgeblich dazu beitragen, Ängste abzubauen und dem Entstehen von Gerüchten vorbeugen. Denn jeder ist zu jederzeit auf dem Laufenden und so kommen keine Spekulationen auf, die sich aus Halbweisheiten zusammensetzen und die Stimmung im Unternehmen negativ beeinflussen.

Ergo: Kommunikation im Unternehmen ist das A und O, wenn es um zufriedene und gebundene Mitarbeiter geht. Somit ist sie auch ein wichtiger Bestandteil für eine gute Arbeitgebermarke. Dabei stärkt eine optimale Kommunikation im Unternehmen die Employer Brand nicht nur intern, sondern auch extern.

 

Gute Kommunikation im Unternehmen: Gut für die Employer Brand

Denn, dass ein Arbeitgeber wertschätzend und nachhaltig offen mit seinen Mitarbeitern umgeht, spricht sich natürlich auch außerhalb eines Betriebs herum. Zum Beispiel durch Postings der Mitarbeiter in den Sozialen Medien oder auch von Angesicht zu Angesicht. Dann etwa, wenn Arbeitnehmer in ihrem Bekanntenkreis von der guten und offenen Unternehmenskultur bei einem Arbeitgeber berichten. Mitarbeiter agieren dann im besten Sinne als Markenbotschafter. Das kann das ein oder andere Talent, das von ihren Berichten hört, zu einer Bewerbung bewegen.

Viele Unternehmen haben inzwischen erkannt, wie wichtig eine gute Kommunikation im Unternehmen ist. Google hat aus dieser Erkenntnis sogar eine ganze Managementmethode abgeleitet, bei der die interne Kommunikation eine wesentliche Rolle spielt: OKR.

 

Kommunikation im Unternehmen managen – am Beispiel Google

Die drei Buchstaben stehen für „Objectives and Key Results“. Inzwischen nutzen auch Unternehmen wie Oracle, Twitter, Zynga oder LinkedIn OKR, um gemeinsam zu kommunizieren: Sie definieren unternehmensweit Ziele, stimmen sie auf Unternehmens-, Team- oder Mitarbeiterebene ab und behalten gemeinsam den Fortschritt im Auge.

Dazu gibt es zum Beispiel unternehmensweite Konferenzen, bei denen das Management allen Mitarbeitern die anstehenden Ziele beschreibt. Mitarbeiter haben dabei auch die Möglichkeit, mitzudiskutieren und die Unternehmensziele gemeinsam mit dem Management zu verfeinern. So entsteht ein unvergleichliches Wir-Gefühl.

Danach werden die globalen Ziele in kleineren Sitzungen auf Teams und dann auf den einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen. Das Besondere: Alle Ziele sind jederzeit für alle Mitarbeiter im Intranet einsehbar – auch die des Managements. Das schafft Vertrauen.

 

Offenheit fördert Empathie und Kreativität

Ein weiterer Effekt: Empathisches Handeln wird gefördert. Kollegen tragen dank der Transparenz zum Beispiel mit weiterführenden Ideen zu den Zielen der anderen bei, was den internen Wissenstransfer begünstigt und Arbeitnehmern regelmäßig „Lerneffekte on the Go“ beschert. Gleichzeitig wird vermieden, dass Arbeitnehmer ein- und dieselbe Arbeit doppelt ausführen, denn jeder weiß, wo das eigene Aufgabengebiet endet, das des anderen beginnt und wo Überschneidungen bestehen.

Das Beispiel Google zeigt: Kommunikation im Unternehmen ist mehr als nur eine einmalige Unternehmenspräsentation des Managements zu Beginn des Geschäftsjahres. Stattdessen kommt es bei der internen Kommunikation darauf an, dass sie kontinuierlich auf allen Ebenen gepflegt wird und dass sie dialogisch angelegt ist. Nur dann können Unternehmen auch ihre Früchte ernten, bestehend aus motivierten Mitarbeitern und einem unvergleichlichen informellen Wissensfluss, der die Entstehung von Ideen und die Kreativität im Unternehmen fördert.

 

Tools für die Unternehmenskommunikation

Um die Kommunikation im Unternehmen zu intensivieren, stehen Betrieben verschiedene Tools zur Verfügung:

  • Mitarbeiterversammlungen
  • Mitarbeiterzeitschrift
  • Regelmäßige Teammeetings
  • Intranet
  • Interne Newsletter
  • Hauseigene Wikis
  • Interne Blogs
  • Chat- oder Messaging-Tools
  • Social Media
  • Tools für Mitarbeiterfeedback

Natürlich sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht mit allen Kommunikationstools auf einmal überfrachten, sonst entsteht leicht Überforderung. Stattdessen ist es ratsam, sich auf drei zentrale Werkzeuge zu beschränken.

 

Die passenden Werkzeuge auswählen und einführen

Dabei kommt es auf eine sinnvolle Kombination an. Zum Beispiel: Mitarbeitergespräche, Teammeetings und Kick-Offs zur direkten Kommunikation, Chat-Tools für die schnelle Kommunikation mit Kollegen zwischendurch und ein internes Wiki als Nachschlagewerk, das alle Mitarbeiter einerseits als Informationsquelle nutzen und andererseits mit ihrem Wissen anreichern können, sodass dieses wichtige interne Know-how nachhaltig im Unternehmen und für andere Mitarbeiter abgespeichert wird.

Bei der Einführung der Kommunikations-Tools ist es wichtig, dass die Führungsebene und die Vorgesetzten die aktive Nutzung aller Kanäle vorleben. Auf diese Weise werden alle Mitarbeiter dazu motiviert, diese ebenfalls zu nutzen. Zudem ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter zu Beginn eine kurze Einführung in die Funktionsweise der Instrumente zur Mitarbeiterkommunikation erhalten. Das baut Berührungsängste ab und fördert die Bereitschaft, mit ihnen zu kommunizieren.

 

Die richtige Kommunikationsstrategie

Doch die Tools sind nur die eine Seite der Medaille, um die Kommunikation im Unternehmen anzukurbeln. Außerdem bedarf es noch der richtigen Kommunikationsstrategie. Wichtig dabei sind die folgenden Aspekte:

 

  • Informationen rechtzeitig, vollständig und transparent kommunizieren.
  • Auf Rückfragen der Mitarbeiter antworten.
  • Die Meinung und das Feedback der Mitarbeiter anerkennen.
  • Wertschätzend mit Mitarbeitern kommunizieren und auf Augenhöhe, sonst entsteht das Gefühl: Die da oben, wir hier unten.

 

Apropos: Wertschätzende Kommunikation. Diese erfüllt auch gegenüber den Mitarbeitern eine Vorbildfunktion. Lebt das Management vor, dass es jederzeit transparent kommuniziert und für Anregungen offen ist, setzt sich das auch bei den Mitarbeitern fort und reduziert Wettbewerbsdenken innerhalb der Teams. Stattdessen entsteht das Gefühl: Gemeinsam sind wir stark. Ziel erreicht!