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Mitarbeiter können maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Umso wichtiger ist es, den richtigen Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle zu finden. Ein gut vorbereitetes Bewerbungsgespräch ist hierfür Voraussetzung. Wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Vorbereitung eines Bewerbungsgespräches ist die Auswahl geeigneter Fragen und die Schaffung einer netten Gesprächsatmosphäre. Arbeitgeber sollten sich immer darüber bewusst sein, dass ein Bewerbungsgespräch ihre Unternehmermarke stärken,  sie aber im schlechtesten Falle auch schwächen kann. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, vor dem Interview einen Gesprächsleitfaden zu entwerfen, der Arbeitgebern bei der Strukturierung des Vorstellungsgespräches und der Fragenfindung helfen kann. Wie ein solcher Leitfaden aussehen könnte, wollen wir dir im Folgenden zeigen.

 

Die gezielte Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Den Lebenslauf und das Anschreiben noch einmal durchzulesen, bevor der Kandidat zum Bewerbungsgespräch erscheint, sollte als selbstverständlich angesehen werden. Mit dem Aussuchen eines bestimmten Kandidaten trifft man eine folgenschwere Entscheidung für sein Unternehmen. Eine Entscheidung, die vielen Arbeitgebern nicht leicht fällt und sie zum Teil sogar selbst nervös macht. Um während des Gesprächs nicht den roten Faden zu verlieren, sollte deshalb ein Interviewleitfaden erstellt werden.

Auch aus organisatorischer Sicht gibt es vor dem Bewerbungsgespräch einiges zu klären. Arbeitgeber sollten frühzeitig festlegen, wo das Interview geführt werden soll. Um für den Bewerber eine möglichst angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen, sollte der Raum vor dem Betreten gut gelüftet werden. Eine wichtige Frage ist zudem, wer an dem Bewerbungsgespräch teilnehmen soll. Empfehlenswert ist es, das Vorstellungsgespräch mit mehreren Fach- und Führungskräften zu führen. Es sollte aber zuvor geklärt werden, wer das Gespräch führt und in welcher Reihenfolge die anderen Teilnehmer weitere Fragen stellen dürfen. Nur so kann garantiert werden, dass kein Chaos während des Gesprächs entsteht. Denn Uneinigkeit beim Fragenstellen wird nicht nur den Kandidaten verwirren und ein schlechtes Licht auf die Unternehmensstruktur werfen, sondern auch die Fragenden selbst irritieren. Arbeitgeber sollten eine klare Vorstellung davon haben, wie lange ein Bewerbungsgespräch dauern soll und ob mehrere Bewerberrunden vorgesehen sind.

 

Ablauf des Gesprächs: Die 5 Gesprächsphasen

Vorstellungsgespräche für Führungspositionen können durchaus 2 Stunden in Anspruch nehmen. In der Regel dauern Bewerbungsgespräche aber zwischen 30 und 60 Minuten, weshalb sich der folgende Gesprächsleitfaden an einer Dauer von 45 Minuten orientiert.

 

  1. Phase: Smalltalk

Einen guten Start in ein Gespräch zu finden, ist immer schwer. Beide Parteien sind am Anfang meist etwas angespannt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, zunächst mit harmlosen Fragen oder Bemerkungen über die Anreise oder das Wetter zu starten. Fragen zur Anreise können auch für den Arbeitgeber interessant sein, immerhin muss er wissen, ob das Unternehmen leicht zu finden ist oder ob es dabei zu Schwierigkeiten kommen kann. Recruiter sollten dem Bewerber in jedem Fall etwas zu trinken anbieten, um die Stimmung etwas zu lockern. Bewerber werden im seltensten Fall dieses Angebot ausschlagen, da sie mit einem Getränk in der Hand bei einer schwierig zu beantworteten Frage durchaus ein paar Sekunden Bedenkzeit hinzugewinnen können.

In der Smalltalk-Phase sollte der Personaler zudem alle anderen Fach- und Führungskräfte – falls der Personaler das Gespräch nicht alleine führt – mit Namen und Funktion vorstellen. Personaler sollten den Bewerber außerdem über den weiteren Verlauf des Gesprächs aufklären.

 

  1. Phase: Kennenlernen

In dieser Phase geht es darum, den Kandidaten besser kennenzulernen und dessen Eignung für den Job festzustellen. Auch können hier eventuelle Diskrepanzen zwischen den Gehaltsvorstellungen des Bewerbers und des Arbeitgebers ausgeräumt werden.

Wir haben eine kleine Auswahl verschiedener Fragen zusammengestellt, die Geschäftsführer in das Interview integrieren können:

 

Schulischer und beruflicher Werdegang

  • Was waren die wichtigsten Stationen Ihrer schulischen/ beruflichen Ausbildung?
  • Welche Tätigkeiten haben Sie bisher ausgeübt?
  • Wie kam es zu eventuellen Lücken im Lebenslauf?
  • Wie können Sie Ihre Interessen in Ihrem jetzigen Beruf einbringen?
  • Aus welchem Grund streben Sie eine Positionsveränderung an?
  • Was erhoffen Sie sich von diesem Wechsel?

 

Motivation 

  • Warum haben Sie sich für unser Unternehmen entschieden?
  • Was hat Ihr Interesse für diese Position geweckt?
  • Wie kam es zu dieser Berufswahl?
  • Haben Sie eine konkrete Gehaltsvorstellung?
  • Sind Sie bereit für den Job umzuziehen?

 

Charakter 

  • Beschreiben Sie sich mit drei Eigenschaften.
  • Nennen Sie je drei Ihrer Stärken und Schwächen.
  • Wie gehen Sie mit einer hohen Arbeitsbelastung um?
  • Würden Sie sich als durchsetzungsfähig beschreiben?
  • Arbeiten Sie lieber im Team oder lieber alleine?

 

  1. Phase: Vorstellung des Unternehmens und der zu besetzenden Stelle

In dieser Phase stellt der Arbeitgeber das Unternehmen und die zu besetzende Stelle vor. Der Bewerber wird über die Unternehmenskultur, andere Mitarbeiter, das Arbeitsumfeld und die Anforderungen an die zu besetzende Position informiert. Auch über Arbeitszeiten oder verschiedene Standorte kann gesprochen werden.

 

  1. Phase: Rückfragen

An dieser Stelle des Bewerbungsgespräches erhält der Kandidat noch einmal die Möglichkeit, Fragen zu stellen und alles aufzuklären, was noch unklar geblieben ist. Clevere Fragen des Bewerbers deuten auf eine gute Vorbereitung seinerseits hin und sollten als Kompliment und als Interessenbekundung gedeutet werden.

 

Fragen, die Bewerber häufig stellen: 

  • Was hat dazu geführt, dass die Position unbesetzt ist?
  • Welche Aufstiegschancen gibt es in Ihrer Firma?
  • Gibt es spezielle Weiterbildungsmöglichkeiten?
  • Was erhoffen Sie sich von der Besetzung?
  • Aus wie vielen Mitarbeitern besteht das Team? 

 

  1. Phase: Abschluss 

Das Gespräch nähert sich dem Ende. Der Kandidat ist gespannt, wann er mit einer Rückmeldung zu rechnen hat. Arbeitgeber sollten dem Bewerber diese Information nicht vorenthalten und ihm auch während der Wartezeit einen Ansprechpartner zur Verfügung stellen. Am Ende bedankt sich der Arbeitgeber beim Bewerber für dessen Zeit und verabschiedet ihn herzlich.

 

5 Tipps für das Bewerbungsgespräch

 

  1. Die richtige Sitzordnung ist entscheidend

Jeder kennt es: In der Gruppe fühlen wir uns einfach wohler. Aus diesem Grund sollten es Recruiter vermeiden, Bewerbern einen gesonderten Platz zum Beispiel gegenüber von allen teilnehmenden Fach- und Führungskräften anzubieten. Denn das verstärkt die Nervosität des Bewerbers. Viel besser ist es, eine Sitzordnung über Eck oder an einem runden Tisch zu wählen, wo keine direkte Hierarchie erkennbar ist. So wird sich der Bewerber direkt viel wohler fühlen.

 

  1. Die eigenen Redeanteile möglichst gering halten.

Natürlich geht es gerade in der 3. Phase beim Vorstellen des Unternehmens und der ausgeschriebenen Stelle nicht anders, als selbst das Wort zu ergreifen. Generell sollten sich Arbeitgeber aber im Bewerbungsgespräch eher zurückhalten.  Wenn möglich, sollte dem potenziellen Mitarbeiter 60-80% der Redezeit eingeräumt werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Bewerber möglichst viel von sich erzählen kann und man viel von ihm und seinen Fähigkeiten erfährt. Zudem können Personaler dazu beitragen, dass die Nervosität des Bewerbers sinkt, indem sie ihn nur selten unterbrechen.

 

  1. Dem Kandidaten entgegenkommen

Während eines Bewerbungsgespräches befinden wir uns in einem Ausnahmezustand. Wir sind nervös und können vermutlich nicht so klar denken, wie es sonst der Fall ist. Diesen Umstand sollten Arbeitgeber beherzigen und die Fragen nicht wie ein Verhör klingen lassen. Auch auf längere Pausen des Bewerbers sollten Geschäftsführer in keinem Fall ungeduldig reagieren, sondern dem Kandidaten mit Ruhe und Offenheit entgegenkommen. Bewerber können ermutigt werden, indem man ihnen sagt, dass sie sich ruhig Zeit nehmen können und dass sie es vollkommen nachvollziehen können, dass der Kandidat etwas aufgeregt ist. Durch Mimik und Gestik können Personaler dem Bewerber zeigen, dass sie aufmerksam zuhören.

 

  1. Von unzulässigen Fragen absehen

Fragen zu Sexualität, Vorstrafen, einer bestehenden Schwangerschaft oder der Religionszugehörigkeit können den Bewerber schnell in eine missliche Lage bringen. Sie sind unzulässig und sollten im Bewerbungsgespräch auf keinen Fall gestellt werden, es sei denn, es ist wirklich relevant für den angestrebten Arbeitsplatz wie z.B. Vorstrafen, wenn man bei der Polizei arbeiten möchte. Es verunsichert den Bewerber und dieser hat nicht die Verpflichtung auf solche Fragen wahrheitsgemäß zu antworten.

 

  1. Notizen machen

Gerade wenn sich eine Menge Kandidaten auf eine Stelle beworben haben und viele davon zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden, ist es sehr ratsam, sich als Geschäftsführer während des Interviews Notizen zu machen. Das hat zweierlei Vorteile. Zum einen übermitteln Personaler dem potenziellen Mitarbeiter ihr Interesse und ihre Wertschätzung. Zum anderen können sie die Bewerber so besser miteinander vergleichen, um hoffentlich den geeignetsten für die Stelle zu finden.

 

Über den Autor

Thomas Klußmann ist Geschäftsführer der 2011 von ihm gegründeten Gründer.de  GmbH. Das Kölner Unternehmen berät Startups, Unternehmer, KMUs und Selbstständige rund um die Themen Gründung, Selbstständigkeit und Erfolg.

Bereits seit 2002 setzt Thomas Klußmann seinen Schwerpunkt auf Online-Marketing und hat vor der Gründung seiner eigenen Firma bereits fundierte Fachkenntnisse bei verschiedenen Unternehmen gewinnen können. Thomas Klußmann veranstaltet auch Gründercoachings, Events und Webinare, an denen bereits über 40.000 Menschen teilnahmen. Die von ihm initiierte Contra, die Conversion und Traffic Konferenz, findet seit 2013 jährlich statt.